散裝航運業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)廠商，著眼財會e化靈巧與彈性
誰說好的集團財務(wù)管理解決方案，非得耗費巨資不可？臺灣航業(yè)集團旗下多家公司同時改采正航財務(wù)管理解決方案，編制集團合并報表，臺灣航業(yè)經(jīng)驗證明了，正航集團財務(wù)管理解決方案除具備「彈性靈活」與「成本優(yōu)勢」外，過去須耗時4天才能編制完成的合并成本分析表，現(xiàn)在只要高層主管需要，就可以立即產(chǎn)生報表交付給他，企業(yè)經(jīng)營績效可完整清楚呈現(xiàn)！
臺灣航業(yè)成立于民國三十五年，資本額法幣一百億元，為臺灣光復(fù)后成立的唯一省營航業(yè)公司，從早年以接收日人遺留下的機帆船及撈修沈船開始營運，在艱苦的環(huán)境中，苦心經(jīng)營，在勤奮中茁壯成長，歷經(jīng)六十余年不斷努力，實施船舶汰舊換新，船隊由小型船只逐漸蛻換為大型船只，至民國九十六年十二月止共有營運船舶三十八艘（自有二十五艘，代營十三艘）總計1,593,785載重噸的船隊規(guī)模。
公司目前主要業(yè)務(wù)內(nèi)容包括遠洋航線的散裝貨輪，兩岸三地貨柜航線，及代營油輪承運中油進口原油等，由于掌握低價造船時機，在89年起陸續(xù)購建新船，企業(yè)經(jīng)營較其它散裝航運業(yè)者有著船隊年輕，平均造船成本及營運成本低的競爭優(yōu)勢。而隨著公司不斷成長，在集團工作多年的會計課長呂世明先生，對于財務(wù)信息化一步一腳印的軌跡，可說是最佳見證者。
舊有信息系統(tǒng)與所遭遇之困難對于集團來說，散裝航運業(yè)，由于受全球景氣、天災(zāi)、戰(zhàn)爭及國內(nèi)需求等因素影響甚大，業(yè)務(wù)量之起伏波動較貨柜輪激烈，船租漲跌短期內(nèi)可近10倍，如何降低經(jīng)營風(fēng)險，快速產(chǎn)出財務(wù)分析信息，做好成本控制，是散裝航運業(yè)者的重要經(jīng)營課題。
由于之前導(dǎo)入的系統(tǒng)，操作接口都不能對接，很多報表不能匯出EXCEL，數(shù)據(jù)無法整合，查詢數(shù)據(jù)時必須一個個部門或者是一個個檔案慢慢的搜尋!「有時候我急需一些報表，系統(tǒng)沒有辦法實時產(chǎn)出，必須透過人工去加加減減，所以我們財會部門才想去換1家新的系統(tǒng)」呂課長說。
選擇采用正航系統(tǒng)的評估標準  | 臺灣航業(yè)會計課課長呂世明先生，
是公司導(dǎo)入財務(wù)e化成功的關(guān)鍵人物 |
| 彈性且實時的生成高層主管需要的財務(wù)分析報表，是決定采用哪套系統(tǒng)的重要指針之一；然而，公司規(guī)模、產(chǎn)品價格，以及業(yè)務(wù)窗口的服務(wù)態(tài)度等，同樣是呂課長納入評估的標準。 「一般公司在軟件上線的時候一定會遇到很多問題，因此好配合、能聽得懂我們需要的業(yè)務(wù)窗口是選擇重點，」當時呂課長所關(guān)注的環(huán)節(jié)，除了功能價格面因素外，更是小心避免落入「軟件溝通及服務(wù)窗口未來無法與使用者密切配合」的窘境。因此，當時曾被呂課長列入考慮的解決方案廠商，除微軟解決方案外，在市場頗具知名度的正航軟件及國內(nèi)其它的 ERP軟件廠商也包括在內(nèi)。 他以臺灣航業(yè)的企業(yè)規(guī)模與財務(wù)分析需求指出，其它 ERP軟件廠商價格大約是正航解決方案的2~5倍以上，功能差異性卻不是很大，且國外軟件操作接口對作業(yè)單位來說不親切也不熟悉，在臺灣稅制部份又須另外客制，而國內(nèi)其它廠商卻無法輕易達到集團信息整并，對臺灣航業(yè)來講并不實用! |
再就服務(wù)面來看，其它的
ERP軟件廠商業(yè)務(wù)及服務(wù)窗口讓人感覺不很親切，詢問他們有關(guān)軟件上線問題的處理及解決方式，他們的答案都很制式，經(jīng)常沒能真正解決使用單位的需要。
「基本上，我覺得感覺很重要啦!當然，我們公司有設(shè)了一些門坎，第一個成本預(yù)算能不能符合我的預(yù)期；第二個功能是不是差異性很大，如果說差異性不大，價格又差很多，那當然會選擇比較合理的價錢；再加上正航陳經(jīng)理，他非常誠懇，跟我們相關(guān)人員接洽的時候，他很有耐心，他聽的懂我們的需要是什么?有的人會聽不懂」考慮到軟件的功能價格與業(yè)務(wù)服務(wù)窗口的態(tài)度，是正航軟件最后仍脫穎而出贏得青睞的重要原因。
正航系統(tǒng)的導(dǎo)入與建置過程 
「其實在初期時候陳經(jīng)理幫忙很多，在一開始規(guī)劃的時候，跟我們幾個部門，就花很多心血去做一些理念上的溝通；再來是正航輔導(dǎo)顧問黃小姐，她每次來，總是很用心幫我們想問題，我覺得服務(wù)業(yè)就是要做到這種程度，」呂課長回憶正航軟件的輔導(dǎo)過程時說道。
有一次趕著結(jié)帳時，因為要合并的問題，黃小姐花了很多時間，做到很晚，幫我們解決問題；每次輔導(dǎo)的時候，雖然已經(jīng)到了下班時間，若有些人不會，她還會繼續(xù)留下來教導(dǎo)，針對我們?nèi)菀壮鲥e的地方，她會依照我們的狀況及需求，撰寫注意事項，「我看到她寄來的mail是晚上11:00/12:00寄發(fā)，我都已經(jīng)在睡覺了!她很細心，很細心地在做」財務(wù)部會計課林憶玲小姐說。
新系統(tǒng)建置后所獲得的效益
從今年1月正式導(dǎo)入以來，對于軟件導(dǎo)入的效益層面來說，臺灣航業(yè)在縮短合并報表編制時程及加速財務(wù)數(shù)據(jù)的稽核流程有很大幫助。
首先是模糊查詢的功能，以前在查看數(shù)據(jù)時，可能先看報表，發(fā)現(xiàn)某個數(shù)字有問題，再跳出窗口去查看總分類帳，看到分類帳的數(shù)值但不知道內(nèi)容是什么，就要再跳出窗口去看憑證。使用新系統(tǒng)的好處是遇到一些不確定的字符時，可以用%加上關(guān)鍵詞去搜尋，查詢的效果非常好；當在財報（ex.損益表、資產(chǎn)負債表），看到那個科目金額有異常，點進去就可以看到該科目的明細帳，明細帳再點進去就是憑證，使用者可以從合并的角度很快看到這個金額為什么差異這么大?！肝抑灰谕粋€窗口里面，就可以操作，一層一層進去，我覺得這是非常令人興奮的地方，」呂課長說道。
另外，從編制財務(wù)分析報表的角度來看，臺灣航業(yè)自從導(dǎo)入正航系統(tǒng)后，除了查詢數(shù)據(jù)更輕松外，對于編制合并成本表的時間也更實時，「之前課長只要跟我說，他需要合并成本表，我就會跟他說請給我四天的時間；現(xiàn)在，透過正航商業(yè)智能解決方案，我可以馬上產(chǎn)生報表給他，跟四天以后再給他，不一樣!」林小姐開心地回答。
執(zhí)行心得與未來計劃
幾乎每家企業(yè)都了解導(dǎo)入系統(tǒng)的好處，但由于導(dǎo)入過程會牽涉到作業(yè)習(xí)慣改變，甚至還需針對既有流程進行最佳化改善，因此決定采用哪一套系統(tǒng)后，后續(xù)導(dǎo)入過程才是硬仗的開始。
舉例來說，臺灣航業(yè)有一些既有的流程跟一般企業(yè)的流程不一樣，差異性很大 !如何克服？「很簡單，改變我們的流程，配合系統(tǒng)作業(yè)」呂課長笑著說，隨需而變的「作業(yè)流程改造」加上充份的溝通，是導(dǎo)入過程不可或缺的。
面對這家走過一甲子歷史的老牌企業(yè)，正如同臺灣許多傳統(tǒng)低調(diào)的經(jīng)營者一般，總是在一步走穩(wěn)后，才會穩(wěn)健地跨出下一步。身兼臺灣航業(yè)的「決策支持中心」與「成本控制中心」的呂課長，認真且細心地擔任使用單位與正航軟件的領(lǐng)航者，不僅讓系統(tǒng)能實時提供精準信息，更揮灑出臺灣航業(yè)在散裝航運產(chǎn)業(yè)中亮眼的實力。
